Come scegliere i relatori per un evento di formazione

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Il punto di forza di qualsiasi evento di formazione sono i relatori con il loro programma didattico, scopri come trovare dei relatori in linea con i tuoi obiettivi.

Abbiamo già visto come vendere un corso di formazione online, adesso possiamo approfondire un aspetto specifico della programmazione di un corso di formazione: ovvero la scelta del relatore.

La scelta del relatore è una cosa fondamentale, perché scegliere un relatore sbagliato non solo avrà un effetto negativo sul tuo evento, ma rischierà anche di danneggiare la tua reputazione.

Iniziare per tempo

Scegliere il proprio relatore il prima possibile è estremamente importante. Sapere in anticipo chi sarà il relatore ti darà la possibilità e il tempo necessario per organizzarti previamente e affrontare al meglio ogni genere di problema. Inoltre, ricorda che più tempo darai al tuo relatore per preparare il suo discorso, maggiore sarà la qualità dell’intervento.

Generalmente, le prenotazioni e i contatti con i relatori avvengono con un anticipo di pochi mesi, quando in realtà sarebbe necessario un preavviso di 6-12 mesi.

Le fasi di organizzazione di un convegno

Un convegno o un evento di formazione deve essere attentamente organizzato e pianificato, così da darti la possibilità di seguire una scaletta chiara e precisa, volta a identificare i momenti chiave della giornata. Le fasi di organizzazione di un evento di formazione dipendono sempre dal tipo di evento. Tuttavia, è possibile tracciare una linea generale degli step di base e più importanti, che sono:

  • comprendere i propri obiettivi e gli obiettivi dell’evento;
  • organizzare il proprio team;
  • stabilire il budget;
  • creare un piano generale dell’evento;
  • decidere la data in cui si svolgerà l’evento;
  • scegliere la location;
  • scegliere un brand chiaro e identificativo;
  • trovare sponsor e finanziatori;
  • creare un piano di marketing per sponsorizzare l’evento.

Un solo formatore o più formatori?

Quando si organizza un evento di formazione, una delle cose più importanti da tenere in considerazione è il numero di formatori che interverranno nel corso della giornata. Uno? O più di uno?

Generalmente, le persone tendono a stancarsi di ascoltare se sarà sempre la stessa persona a parlare. Inoltre, è difficile trovare un singolo relatore che sia così eclettico da poter coprire da solo un grande e variegato numero di tematiche. Pertanto, è necessario coinvolgere più formatori, così da rendere l’evento dinamico e attivo.

In ogni caso, il numero di relatori dipende dalla durata dell’evento. Alcune conferenze durano poche ore. In tal caso, sarà sufficiente avere solamente due o tre relatori. Altri convegni, invece, possono durare addirittura giornate intere, e in tal caso il numero di formatori lieviterebbe notevolmente.

Per quanto riguarda l’organizzazione dell’evento, sarà opportuno organizzare delle piccole pause o degli spazi dedicati alle domande dei partecipanti da collocare come intermezzo tra un relatore e l’altro.

Trovare il formatore in linea con la mission dell’evento

Un fattore molto importante per quanto riguarda la scelta del relatore per il proprio evento di formazione è da identificare nelle aspettative che riponi nei formatori che chiamerai. Cosa vuoi che facciano? Un buon buon relatore dovrà essere in linea con la mission dell’evento e dovrà:

  • educare e coinvolgere il pubblico;
  • essere un buon motivatore per il pubblico;
  • fornire nuove informazioni e prospettive;
  • offrire qualcosa che nessun altra professionalità potrà offrire.

Seguendo questi punti, riuscirai a trovare il formatore migliore per gestire il tuo evento. Il relatore ideale dovrà avere delle conoscenze specifiche e saprà dare un valore aggiunto al tuo evento, fornendo approfondimenti sulle tendenze emergenti e dimostrando di essere aggiornato e al passo con i tempi.

Il brief per il relatore

Un brief è un breve documento personalizzato che dovrai inviare al relatore che hai selezionato e che si sarà reso disponibile per partecipare al tuo evento di formazione.

L’obiettivo del brief è quello di fornire al relatore una panoramica generale sull’evento, oltre a tracciare delle linee guida da seguire nel corso della presentazione.

Sapendo in anticipo come dovrà strutturare la giornata o le giornate, il relatore potrà organizzare degli interventi e delle attività pertinenti e, soprattutto, in linea con le tue aspettative.

Un occhio a come incastrate gli interventi all’interno della scaletta

È molto importante tenere in considerazione che l’energia e l’attenzione dei partecipanti al tuo evento di formazione tenderà a diminuire in alcuni momenti della giornata. Pertanto, è necessario che il relatore selezionato sappia adottare le parole giuste e lo stile adeguato anche a questo tipo di situazioni.

Per esempio, i momenti più importanti di un evento di formazione si trovano all’inizio, dopo le pause, dopo il pranzo e prima della chiusura. Sono questi i momenti in cui l’attenzione dell’audience sarà alta e pronta a recepire meglio le informazioni.

Se il tuo relatore deve occuparsi di lanciare l’evento all’inizio, seleziona qualcuno capace di delineare il quadro generale, impostando il tono giusto e spiegando chiaramente gli obiettivi della giornata. Invece, se il tuo relatore dovrà occuparsi del momento post-pranzo, cerca qualcuno che sia dinamico ed energico, e che sappia risvegliare l’attenzione del pubblico per la durata restante dell’evento.

Infine, se il tuo relatore dovrà occuparsi di chiudere l’evento, avrai bisogno di qualcuno capace di mettere insieme i pezzi e fare il resoconto finale della giornata. È inoltre importante che il relatore sia abbastanza flessibile da adattarsi alle più diverse situazioni in modo tale da rispondere in modo pertinente a ogni domanda.

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Preferisci una persona con un suo seguito piuttosto di una mosca bianca

Quando si sta selezionando il relatore per il proprio evento di formazione, è bene scegliere una persona che sia già conosciuta e abbia un suo seguito già consolidato, piuttosto di un formatore sconosciuto ai più. Questo perché un evento di formazione è anche mirato a presentare i tuoi prodotti e la tua realtà.

Coinvolgere un relatore conosciuto e con una esperienza nota e apprezzata da chi lavora nel settore è un’ottima strategia per il tuo evento di formazione, che farà capire al pubblico che sai veramente ciò che fai, e che non hai assunto la prima persona che passava per strada, ma qualcuno di preparato e che conosce a fondo l’area in cui lavora.

Non scendere a compromessi

In ogni caso, è sempre opportuno non scendere a compromessi per quanto riguarda gli obiettivi e le aspettative tue e del pubblico. Bisogna essere chiari fin dal principio su cosa ci si aspetta dal proprio formatore: dovrà incontrare il pubblico? Conoscere gli ospiti? Si terranno pranzi o cene prima o dopo l’evento?

Se il relatore che hai trovato non riesce a soddisfare le tue richieste, cerca di capire il perché, però non abbassare le tue aspettative.

Solo seguendo questi consigli sarà possibile assumere il relatore migliore che avrà l’effetto desiderato sul tuo pubblico e sull’evento di formazione che terrai.

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